O que existe em comum entre a implementação de um sistema ERP, a inclusão de uma máquina mais moderna na linha de produção, a fusão entre duas empresas e o lançamento de uma aplicação piloto para Data Mining?
Todas estas situações representam projetos, cujo sucesso ou fracasso está diretamente relacionada com a integração de um novo elemento num sistema já estabelecido. Na medicina o sucesso de uma prótese, ou de um transplante, depende da rejeição ou aceitação que o organismo terá com o novo elemento. Da mesma forma, no mundo dos negócios a integração de novos sistemas, máquinas ou processos tem riscos semelhantes.
Mas, um ponto muito importante deve ser considerado. Praticamente todos os projetos de uma empresa têm na integração um dos seus riscos mais importantes. Isso torna-se óbvio quando se pensa que um programa ou aplicativo terá que receber e enviar dados para outros; que uma máquina é parte de uma linha de produção; que um novo produto terá que se integrar ao portfólio existente; e conquistar seu espaço no mercado já ocupado por outros; que os processos e instalações de uma empresa terão que se combinar para gerar os resultados esperados de uma fusão.
Portanto, a pergunta chave é: “como gerenciar a integração?” Embora não existam receitas prontas ou infalíveis, o roteiro básico é: identificar os riscos, quantificá-los e desenvolver formas de contingenciamento. Dentro desta lógica, devemos nos preocupar com os riscos Técnicos e Comportamentais de uma integração.
Nos aspectos técnicos devemos – principalmente – analisar a Arquitetura, a Infraestrutura, os Dados e os Processos. Desta forma, o novo elemento deverá ser o mais compatível possível com o ecossistema no qual será introduzido. Algumas perguntas ou temas de análise serão:
- Sistemas Operacionais
- Linguagens e lógica de programação
- Formato e tratamento dos dados
- Fluxos operacionais e Dependências
- Produção, armazenamento e distribuição de resultados
Já nos aspectos comportamentais a primeira preocupação deve ser com as possíveis resistências. A maioria das pessoas tem medo do novo, não gosta de mudar sua rotina ou vê o lado negativo antes do positivo. Acelerar a chamada “curva de aceitação” é o grande desafio nestes projetos. E aqui temos mais um elemento para complicar o caso: estas resistências podem ser internas ou externas.
Funcionários, clientes, fornecedores, concorrentes, agentes do governo e a sociedade em geral poderão ter reações diferentes com a introdução de um novo sistema, produto ou processo. Prever a reação deles é o primeiro passo para identificar – e tratar – os futuros riscos de integração.
Projetos são indispensáveis para a sobrevivência e o crescimento de uma empresa. É por meio deles que nos adaptamos às mudanças ou criamos o futuro desejado. Seja numa situação, ou em outra, novos elementos deverão se integrar e alterar o ecossistema. É desafiador, mas inevitável.
Artur Szabo
Consultor parceiro da Ciatécnica e Executivo de Projetos – PMP, PSM
